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Figura 4.1: Niveles jerárquicos para unidades en la UTFSM
Previo a la descripción del equipamiento requerido y de los formatos recomendados, es necesario explicar un poco la estructura de la organización y su composición.
Por “Unidad” se entiende cualquien entidad que puede ser individualizada, que a la vez puede agrupar varias otras unidades (“Sub-Unidad”). El Nivel más alto (Nivel 1) corresponde a la Unidad Principal.
Nivel 1: En el caso de la UTFSM, la Unidad Principal es la Universidad misma, compuesta de las Sub-Unidades Casa Central (Campus Valparaíso, Santiago, Rancagua, Loa y Guayaquil, esta última en Ecuador), Sede José Miguel Carrera en Viña del Mar, Sede Rey Balduino de Bélgica en Talcahuano, además de la sede internacional en Ecuador. La información que el servicio debe proveer a este nivel es de carácter general, sin entrar en detalles propios de sus Sub-Unidades.
Nivel 2: Casa Central y Sedes. La información disponible a este nivel no debe abarcar más de lo que le compete, ni tampoco entrar en detalles propios de sus Sub-Unidades. Las Sub-Unidades de la Unidad Casa Central corresponden a Rectoría, Vice-Rectorías, cada una de las Direcciones, Departamentos y otros organismos que posean cierta independencia. De la misma forma deben ser identificadas cada una de las Sub-Unidades de las Sedes.
Nivel 3: Direcciones y Departamentos. Cada una de estas Unidades debe proveer información propia, sin necesidad de describir su nivel inmediatamente superior, ya que esa información está disponible. Así se evita duplicaciones e inconsistencias. En este nivel se ubican, además, cada uno de los Campus, que sólo deben entregar información del lugar físico en donde se ubican.
Nivel 4 en adelante: En este nivel e inferiores se ubican cada entidad que requiera ser descrita, y que justifique su existencia en el servicio de informacion debido a los servicios propios que provee.
El diagrama de la Figura 4.1 muestra un ejemplo de cómo se organizan las unidades en la UTFSM, desde el punto de vista de un servicio de información.
